同窓会コンサルタントと仲間たちのブログ
月別アーカイブ: 2012年 2月

ひとことスピーチ、同窓会年代別の違い

2/11(土)、同窓会を2校、私共でお手伝いさせて頂きました。

お昼に
「明海大学歯学部第26期同窓会」様
ホテル西洋銀座にて 
ご参加人数 46名

夕方に
「多摩高校2001年度卒業生同窓会」
川崎グランドホテルにて 
ご参加人数 126名

大変失礼ながら
お昼の明海大学様が38才
夕方の多摩高校様が28才

余興で共にひと言スピーチとクラス別に写真をお撮りいたしました。

ちょうどお年が10才はなれていらっしゃいます。
ご年齢の違いにより、ひとことスピーチの私どものサポートも若干変わります。

明海大学の同窓生のみなさま。
38才大人の同窓会。
どなたにマイクをお渡しさせて頂いても現在の近況など
しっかりと多彩にお話し頂けます。

お話しが多彩な分、お一人のスピーチ時間が長くなることが予想されますので
進行時間の配分を少し長めにとります。

多摩高校の同窓生のみなさま。
28才とお若い同窓会。

はじらいが強いお年頃。
私も28才当初はそうでしたが、同窓会で昔話を楽しむ、プラス、
異性に対しての意識が強いためか恥じらいも強い?もの。
マイクをお渡しさせて頂いても、皆さん恥ずかしい?とマイクを譲りあい、
なかなか近況など頂けません。

ですので、お話し頂けそうな方を見極めて、なかや強引に?マイクをお渡しさせて頂きます。
また、スピーチ時間も短いので進行時間の配分も短めに。

また、写真撮影は、ひと言スピーチが終わってから。
写真撮影からしてしまいますと皆さんあまり近況をお話しになりたくない?ためか、
撮影後、直ぐに散会してしまうためです。

ちょっとしたことですが、お年を考慮した進行を考えております。

2/11も幹事様は、たくさんの
「ありがとう!幹事!」のお声を頂いていました。
本当に私も楽しく、お手伝いさせて頂きました。
ありがとうございました。m(__)m

「明海大学歯学部第26期同窓会」

 
幹事様のお言葉から。みなさん呑まずして
はじめからかなりハイテンションでした。


そして、最後の恒例の集合記念撮影

「多摩高校2001年度卒業生同窓会」

 
代表幹事さんからのご挨拶
代表幹事様は、今年、司法試験を合格され
現在は、研修生とのこと。弁護士さんのたまご。
すごい!ですね。

 
そして、乾杯。みんさん、まだ、打ち解けていらっしゃらず
緊張気味のご様子。。。

 
集合写真 NO1
最後は、みなさん、お酒も飲まれていらっしゃりハイテンションで
恒例の集合記念撮影。今回、120名強と参加人数が多いので
2回に分けて撮影。

 
集合写真 NO2
2L集合写真のベストな撮影人数は、
60名(多くて70名)です。60名くらいですと
みなさんの顔がはっきり判明つきます。

今日もたくさんの思い出が咲きました。
ありがとうございました。

【 私の想いと企業理念 】
1、笑顔と感動の花を多く咲かせ「ありがとう」をひとつでも多く集めること
2、我欲最小→大勢幸せ最大化
3、ふれあう方へ感謝のこころ

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同窓会名簿入力データ方法

案内状発送のため、出欠確認のリストのためなどデータでの名簿が必要になります。卒業アルバムの末頁に記載されている当時の卒業生リストをデータ入力しなければなりません。

名簿入力に関し、気を付けなければならいない点が多々ありますが、こことではポイントをご紹介。
学校によっては、同窓会事務局がある場合、最新の同窓会名簿を保持している可能性があります。問い合わせてみるのも良いでしょう。
しかし、最近では同窓会事務局さんも個人情報保護の観点からもらえない場合もあり、もらえたとしても紙媒体のリストでデータとしてもらえないと言うケースもありますので確認してみましょう。

さて、卒業当時の古い住所で発送しては、案内状は届きません。
そこで重宝するのが、筆ぐるめや筆王の年賀状ソフト。

入力後にエクセルにエクスポートも出来ます。
電話番号を入力すると市町村合併後の住所に変換して入力が簡単に出来ます。
電話番号が無くても郵便番号3桁から入力すれば、最新の住所が入力出来ます。
また、電話帳に記載されている方なら、引越されても新住所が入力出来る優れもの。
しかし、市町村合併後でも変換仕切れないことも多々あります。
それは、
「丁目丁番に変わった地域」なのです。
例えば、当時の住所が

千代田市思いで町同窓会2301-1

千代田市思いで町同窓会3-27-1

と丁目丁番に変わる地域です。
実は、この丁目丁番が電話帳に載ってない方は年賀状ソフトでは出てこないのです。
このような地域は、私どのサポートでも多々あります。
でも、諦めるなくても大丈夫です。
上記の場合、その地域の役所に行って住所台帳請求すれば古い住所から最新の住所に変わった地域を調べることが出来るのです。
私も何度か役所に行って調査したことがあります。
ですが、役所にもよるのですが基本的にデータであるわけでないので、手作業での調査となるにで大変です。
こんな時は、数人の幹事さんと行かれた方がいいですね。

また、もうひとつ手があります。

それは、電話を直接かけることなのです。

住所は、変わっても近隣に引っ越しをされた場合には、

電話番号を変えないケースが多々あります。

これは、効果があります。

それでも調査し切れない地域も出て来ます。
後は、同窓会生の情報が頼りになりますので、

転居先不明者を調査できる様な仕組みを作りことが大切です。




♪ 今日のポイント ♪~

ひとつ 古い住所は、筆ぐるめ、筆王の年賀状ソフトで最新の住所変換入力をすべし

ひとつ 丁目丁番の変わった地域は、直接電話で確認、役所で調査をすべし

ひとつ それでも、調べ切れない場合は、同窓生から情報をつのる仕組みをつくるべし

★☆ 同窓会トータルサポートの取組 ☆★

私どものサポートでは、転居先不明者の方を調査する仕組みがあります。

ホームページ、モバイルサイト、案内状の三つ巴から

転居先不明者の方の情報提供を呼びかけます。

転居先不明者の方をいかに調査するかで出席率もかなり変わりすので

ご注意を。

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スムーズな同窓会受付方法

同窓会の進行を円滑に行うために、スムーズな受付が必要不可欠です。
受付がバタバタしてしまうと会の開始も遅くなってしまいます。
スムーズな受付のためにも事前の準備を周到にしておきましょう。
参加者の来訪状況について少しお話ししましょう。
同窓会の受付は、基本的に会の始まりから30分前から行います。
参加者の来訪時間ピークは、年代別に異なります。
傾向として年代が上の方ほど予定時間より余裕をもたれて来訪されます。逆にお若い方の来訪は、開始時間ぎりぎりにお越しになる傾向がございます。
会が始まって起こしになられの方々も多いですね。
少し年代別のご来訪傾向についてご説明いたします。
1、50代以上の方々は?
開始時間~30分前の間にかたなく余裕を持ってご来訪されます。
 
2、40代以上の方々は?
比較的開始時間に近いお時間でご来訪されます。
 
3、20代~30代の方々は?
開始時間ギリギリにお越しになられる傾向がございます。
なぜ、年代別でご来訪者のお時間帯で違いがでるのか?はこちらでは略しますが大体、上記傾向です。
つぎに受付の準備、方法についてですが
<受付体制について>
受付の方の人数は、お金をお預かりする、チッェクする方1名、名札を探す渡す方1名の2人1組で受付を行うとよいでしょう。
2人1組でスムーズに対応出来る受付人数は、50名程度です。
例えば、100名参加者の場合、2名1組×2ヶ所の合計4名受付体制をお勧めいたします。もちろん、受付人数は、多いに越したことはありません。
参加人数につきましては、名札の残数により、人数を把握することが出来ます。
(受付リストと名札制作数を合わせる必要があります)

そして、受付での注意事項ですが
・名札を同窓生にお渡しする時は、必ず会費をお預かりしてからお渡しすることの徹底を。
・名札は、金券として同じ扱いと感覚を持って。
この点を徹底しないと金額と参加人数が合わないと言うことが多々発生します。お気おつけて。
受付は、余裕をもった受付人数と準備のシュミレーションをしっかりと行いましょう。


♪ 今日のポイント ♪~

ひとつ 年代別、来訪ピーク時間をおぼておくべし。

ひとつ 2人1組でスムーズに対応出来る受付人数は、50名程度。
ひとつ 名札は、金券として同じ扱いと感覚を持って受付すべし。

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同窓会案内状の制作のコツ

インターネットに良く、同窓会の案内状作成例があります。
そのほとんどが幹事さんを数名のみしか記載してません。

それでは、不十分です。
案内状には、同窓会の発起人(幹事)、賛同者のお名前を出来る限り掲載しましょう。
「では、何人くらいか?」

発起人のお名前は、出来る限り大勢です。
私どもがサポートさせて頂いている同窓会さんは、10~30名など記載させて頂いている同窓会も多々あります。
なぜ、大勢記載するのかと言うと当時、親しかった人、仲良かった人、好きだった人、名物人などなど、同窓会は会いたい同級生がいるからこそ参加するからです。
発起人記載人数が多いと
「あの人が来るなら私も行こう。」
「同じクラスのあの子が来るなら行こう。」
「あつに会いたいな。」
など知っている名前が記載されていると参加表明しやすいもの。
同窓会は、“人が人を呼ぶのです”
そして、クラス(卒業時)別に発起人の名前記載がベストですが、クラス別にお名前が記載出来ない場合は、クラスを記載しないで名前のみを記載する。

また、名物先生を賛同者に入れるとより、より効果的。

やっぱり、名物先生にみなさんお会いしたいですよね。
これは当たり前ですが旧姓で記載することお間違いなく。
もちろん、発起人(幹事)、賛同者が少人数でも、同級生同士がコンタクトとる仕組みがあれば大丈夫です。

♪ 今日のポイント ♪~

ひとつ 発起人の名前は、出来る限り大勢記入すべし!(20でも30名でもOK)

ひとつ クラス別に発起人を立てる方が参加率に効果的
ひとつ 少人数の発起人記載でもOK。但し、同級生同士がコンタクトをとれる仕組み作りが必要。

★☆ 同窓会トータルサポートの取組 ☆★

発起人が少なくても同窓会トータルサポートのサポートを利用すれば大丈夫!

無料提供の同窓会専用ホームページとモバイルサイトをキーステーションに、同級生同士がつながる仕組みがいっぱい!

<サイトには>

①訪問者確認ページ

 サイトへの訪問者の方の履歴が残ります!

②同級生プロフィール記入、閲覧機能

 今住んでいる場所、メールアドレス、職業、加入SNS、コメント記載欄などお1人お1人のプルフィールを閲覧出来ます。

③同窓生お誘いメール

 ワンクリックで同窓生に気軽にお誘いメール

④同窓生つながり項目

 現在もつながっている同窓生同士を幹事さんへ連絡

などなど、他にもいろいろ機能あり!

お気軽にご連絡下さい。

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同窓会ムービー制作素材は?

私どもの無料サポートの人気イベントで青春ムービー制作&放映があります。
映像の素材でみなさんが注目し、歓声をあげ、拍手が飛び交う素材はなんだと思いますか??
ご紹介いたします。
映像の素材として多いのが
①卒業アルバムの写真
②同窓生の個人的所有写真
③現在の学校までの通学路撮影
④当時、同窓生が立ち寄った現在の場所(お店、公園、神社など)撮影
⑥現在の学校の風景撮影
⑦欠席恩師のビデオレター撮影
などなど。。。
上記素材を幹事さんからお預かりし、私どもで編集させて頂き、放映させて頂きます。
なかでも一番みなさんが注目される素材は、③~⑦の素材です。
みなさんが期待され歓声があがるのは、当時の自分の思い出の場所の今。
当時の場所が今でもそのまま残っている、なごりが残っていることのうれしさと懐かしさを感じられること。当時の仲間と過ごした思い出の場所が映像から思い出される。
時が流れても変わらないもの。
大げさかもしれませんが、みまさんの心の支えになる様に思います。
また、恩師のビデオレターも歓声があがります。
恩師が今、何をされているのか?
お元気か?
とても興味がありますよね。
知りたいですよね。
みなさん、歓談中は話しに夢中でゲームなどのイベントはほとんど聞いていませんが、思い出ムービーですと食い入るようにご覧になっていらっしゃいます。
是非、ムービー制作されてみてはいかがですか?

■卒業アルバム、同級生から持ちよった写真を公開

そして、最後は定番の校歌!
同窓会ディレクターの同窓会大成功必勝法/同窓会トータルサポートのブログ

■みなさんの写真放映

当時の思い出のを語りながらの放映でタイムスリップ!
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■卒業アルバムを放映

プロジェクターがない場合は、PC盛り込み放映
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★☆ 同窓会トータルサポートの取組 ☆★


らくらく同窓会パッケージをご利用の同窓会様には特典、プレゼントとして

青春ムービー制作&放映いたします!

卒業アルバム写真、みんさんから持ち寄った写真、皆様が撮影された映像を

無料で編集。同窓会当日に放映させて頂く特典がございます。

この機会にご利用ください。

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同窓会2次会予約のコツ

幹事さんに
「2次会のサポートもお願いできないですか?」
とお言葉いただきます。
開催エリアによりますが、私どもで2次会のサポートもお手伝いさせて頂いております。
1次会が盛り上がれば、2次会には、6~8割の方がご参加されるケースが多い状況です。
1次会の参加人数が多いほど、幹事さんも2次会準備で困ることが多々でてくるでしょう。
そんな幹事さんに
2次会準備のコツお話しいたします。
ポイントはたくさんありますが、一部をご紹介
(1)会場について
①ホテルで同窓会を行った場合は、2次会も同じホテルでの予約がベスト
やはり、移動なし、清算が一括、1次会をホテルで開催しているので、2次会予約人数も融通を効かせてくれるなどメリット大。同じバンケットでも良いのですが、出来れば気分を変えるためにも同ホテル内のレストラン、バーラウンジなど場を変える方が良いでしょう。
出来れば、着席がベスト。
また、ホテルにもよりますが、バンケットで2次会を行った場合、1次会のお料理をそのまま2次会でも置いて頂ける場合もありますので頼んでみてもいいかもしれません。
②居酒屋で予約する場合は、座敷タイプの会場で
2次会は、何人参加されるか大変読みにくいところ。座敷タイプであれば、キツくはなりますが参加が多少増えても融通が効きます。
(2)2次会の受付
1次会と一緒に2次会の受付を行う同窓会が多いですが、その折の受付人数は正確ではありません。
久しぶりの再会で旧友と言えども不安な状態でご参加者のみなさん2次会参加まで気が行きません。(1次会の受付時、参加表明しません)
お酒が入り心がほぐれてくると思い出話も2時間では足りずに感じ始め、
「2次会でもっとみんなと話したい!」
という気になるそうです。
ですので、会最後で改めて2次会の受付時間を取りましょう。
余談ですが、1次会の宴会時間が3時間ですとみなさん思い出話しも満足にお話しされるためか、2次会の参加率が下がる状況です。
2次会を考えると1次会は、長くて2.5時間くらいがいいでしょう。
まだ、まだ細かいアドバイス点がありますが、上記ポイントをご参考に2次会を検討されてみてはいかがですか?

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同窓会出欠表明の傾向は?

以前のブログでも書かせて頂きましたが、
年末年始は、地方の同窓会様のお手伝いが多く
2月は、都心部の同窓会さんが多い時期です。

2月は毎週同窓会で現在、受付締め切りのピーク時期。
スタッフも目の前でバタバタ&ハイスピード↑↑作業しております(^v^)

2月は、
2/5   卒業24周年菫中学校 ’88年卒業生同窓会 (大阪)
2/11   明海大学歯学部第26期同窓会 (東京)
2/11   神奈川県立多摩高等学校 2001年度卒業生同窓会 (神奈川)
2/18     寄居町立寄居中学校 1998年卒業生同窓会 (埼玉)
2/19     茂原市立東中学校 1992年卒業生同窓会 (千葉)
2/25     神奈川県立追浜高等学校 30期生同窓会 (神奈川)
2/25     千葉市立草野中学校 1986年卒業生同窓会 (千葉)
2/25     FCマトリック育成会20周年記念同窓会 (大阪)

と都心部が多いですね。
予断が長くなりましたが、

出欠返信状況の傾向として、
最初から欠席が決まられている方は、早い時期から表明を頂きます。
ですので、早い時期に欠席のお知らせを多く頂く傾向がございます。
 
ですが、
『出席しようと思っている方』や『迷っている方』などは
締切一週間前くらいから表明を出される傾向がございます。
特に『参加しようか?迷っている方』は、

「誰が参加するんだろう?」

と様子を伺いながら旧友の参加者の名前を聞きながら
出席か?欠席か?お決めになられる傾向がございます。

ですので、もしご連絡をとられた方で参加予定の方がいらっしゃいましたら
早めに表明して頂けるよう幹事さんから即すことが大切
です。
 
また、出欠表明を出される方の大半は締め切りの1週間前が表明のピークとなります。
出欠表明を頂ける方の7割くらいがこの時期に「出席」か「欠席」のお答えを頂きます。
ですので、締切日から余裕がある時期の出席率では、出欠率を判断できません。
 
積極的に幹事さんから、周りの方にお声掛け頂き参加の呼びかけを行うことがもっとも大切です。
 
同窓会は、「集まる」のでなく「集める」ことが大切なのです。

【 私の想いと企業理念 】
1、笑顔と感動の花を多く咲かせ「ありがとう」をひとつでも多く集めること
2、我欲最小→大勢幸せ最大化
3、ふれあう方へ感謝のこころ

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同窓会幹事さんのご褒美と大切な大切な宝物

「あなたは、同窓会の幹事(または協力者として)をしたことがありますか?」

私どものお客様にご満足頂くための一環として、
ある調査会社に依頼。
30代、40代の方を対象に200名の方に同窓会についてリサーチした1項目です。

結果

はい 17.5% いいえ 82.5% 

いいえと答えた方は、なぜ幹事やりたくないのか?

上位、3位の結果は、
  1.時間的余裕がない 122名(61%)
  2.金銭的なリスクを負いたくない 113名(57%)
  3.参加人数が少ないと不安 79名(40%)
   
  他複数回答

忙しく時間がないから、案内状制作、発送など、実務的な労力が大変だから、金銭的リスクを負いたくないから、参加人数が読めないので準備が出来ないが大半の理由です。

確かに幹事になれば、時間、労力、金銭など多くの大変なことを負わなければなりません。同期会ともなれば人数が多くなりなおさら大変です。

では、はい。とお答えになった方はどうして同窓会の幹事をやられたのか?

同期会は、幹事団を結成し準備をしていかないと成功は厳しいかと思います。
幹事のメンバーで「同窓会を大成功に終わらせること」

同窓生みんなが「喜んでもらって、つながってもらって、友情を思い出してもらいたい」

そんな同窓会を盛会なものにすると言う、目標に向かって幹事さんは、同窓会の打合せを何度となく重ねて行く。

そして、同窓会当日、大変だった準備のお披露目です。
幹事同士しっかり役割分担して同窓会が円滑にかつ、同窓生に楽しんでもらうという一つ目標に向かって。

同窓会が盛会に終了した最後に同窓生からたくさんのプレゼントもらえる。

「幹事さん、ありがとう!ほんと楽しかった」
「ありがとう!楽しい会でした!」

と。

たくさんのご褒美のコメントと拍手を!!
みんの感謝のことばが幹事さん集まる。
とても、とても苦労した甲斐がありませんか?

そして、ご褒美のほかに大切な大切な宝物ができます

それは、“幹事同士の強い強い絆”です。
  ・大変なことを乗り越えた、仲間としての強い絆
  ・損得勘定のない強い絆
  ・思い出を共有できるからこその強い絆

「同窓会を成功させる」と言う一つの目標にむかって大成功し、苦労が報われたとき、大変だった分、幹事のみなさんの強い、強い絆が生まれるのです。

“この強い絆”こそ、大きな財産であり、宝物なると思いませんか?

人間、損得勘定がはいると心と心を開きあいません。
ですが、同窓会は、損得勘定が全くはいりません。
純粋にみんなに喜んでもらいたいし、自分も楽しみたい。

そんな気持ちで行う同窓会準備は、大変ですが、とても楽しいイベントでもあるのです。

もっともっと、多くの方に同窓会幹事の醍醐味を知って頂きたいと思います。

【 私の想いと企業理念 】
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2、我欲最小→大勢幸せ最大化
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同窓会幹事の顔から乙女の顔へ

最近、お手伝いさせて頂きました同窓会で胸が“キュン!”とすることがありました。

同窓会(40代の方々)の幹事さんの中に女性幹事さんがいらっしゃいました。

キャリアウーマンを思わせる、とてもしっかりした方で
同窓会を何とか成功させたいとご自分の意見をはっきりおっしゃっる方。

何度かお打合せをさせて頂いたのですが、その方の迫力オーラと力強さを
とてもひしひしと感じ私もプレッシャーを感じながらお手伝いさせて頂きました(汗。。

同窓会当日、女性幹事さんがいらっしゃたので、ご挨拶に伺おうと思ったのですが、
同級生の男性の方に少し寄り添う感じで、とても楽しげに談笑されておりました。

「お邪魔してはご迷惑かな。。。」
と思いその時は、ご挨拶を控えました。

遠くで女性幹事さんを拝見していて
女性幹事さんの顔は、打ち合わの時のしっかりした(凛とした)お顔立ちから、
中学生の頃にある恥じらいのあるような
“ 乙女の顔立ち ” になられていらっしゃいました。

女性幹事さんは、少しうつむきかげんでとても目がおっとりされ
とてもかわいらしかったです。

遠くからお二人の楽しく談笑されている姿を拝見しとても微笑かったです。
私も何だか甘酸っぱい“キュン”とした気持ちになりました(笑

その後、同級生の方にお聞きしたのですが
お二人は、中学生当日お付き合いされていたそうです。

同窓会は、ほんとうにその当時の自分に戻れる
貴重で素晴らしい空間だと再認識。

そんなすばらしい会をお手伝いさせて頂いていることに感謝。
自分の天職だな。
改めて感じました。

幹事さん、ありがとうございました。

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2、我欲最小→大勢幸せ最大化
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