会場飲食代、案内状制作費、通信費、同窓会ホームページ制作費、会当日備品費、恩師記念品、交通費、打合せ費など・・・
数多くの諸費用を算出し、参加人数を予測し会費を設定しましょう。
また、予想参加人数の見込み違い、同窓会当時のキャンセル対応費、配分ミスによる超過経費など思わぬ必要経費が多々出てきます。
出来る限り余裕をもった会費設定にしましょう。
会費が余ったら、余興景品や二次会に充てるなどでも良いでしょう。
ご参考に会費の構成は
A. 飲食代(フード・ドリンク)
B. 準備金(通信費、雑費)
C. イベント準備金
D. 予備費(A+B+C+D=会費)となります。
A.飲食代(フード・ドリンク)会場のプランメニューで予約し、予算を立てましょう。
B. 実務費用(通信費、当日運営日、雑費) 同窓会運営全般に掛かる諸経費(案内状制作費用など)算出します。
C. イベント準備金 ※必要に応じて会費に組み込みましょう。
同窓会を盛り上げるため演出、余興、皆さんへのお土産など必要な諸費用を算出しましょう。
D. 予備費 想定外の出費に備えて同窓会運営で思いもよらない出費が出る可能性があります。
例えば、出席人数が予想人数よりも集まらず、通信費が赤字になったなど多少余裕をもった方が良いでしょう。
もし、仮に多額の足が出そうになった時は、受付時に同窓会支援募金など置いて、同窓生にお願いの呼びかけてもよいですね。意外とみなさん、募金して頂けますよ。
また、会費設定で、都心部の会費と地方の会費の相場感は違いますのでお気を付けて。
同窓会のご相談は
同窓会幹事代行 同窓会トータルサポートまで
03-3265-5911
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