同窓会コンサルタントと仲間たちのブログ
月別アーカイブ: 2013年 7月

同窓会案内状の締切日

みなさんこんにちは

6月は、同窓会のお問い合わせがお盆後、お正月後につぐ多い月です。

この時期の開催のお問い合わせは、10月から年末年始を考えられていらっしゃる幹事さんがほとんど。

よくご質問で

「開催日、何日前から準備すればいいですか?」

とのご質問を頂きます。

基本3~4ヶ月前からご準備がベスト。

準備期間を考える上で、準備項目を考え、開催日から逆算して準備日程を決めますが、その準備項目のひとつ、

同窓会の締切日について今日は、ちょっとアドバイスを。

私どもの締切日は、開催日から35~40日前にとります。
約一ヶ月前に。

なぜ、開催からかなり期間がある日程で組むのか?

それは、

1、参加人数が低調な場合、会場側の人数減のキャンセル料を回避するため

2、返信のこない同窓生への声掛け強化期間をとるため

3、出席人数による、イベントの打ち合わせ期間をとるため

などの理由からです。

詳しくご説明いたします。

1の会場キャンセル料の回避につきましては、会場規約にて大幅な人数減による宴会場の変更によるキャンセル料は、1ヶ月切ったところから発生する会場(特にホテル)が多いからです。

宴会場を予約する場合、最低限の予約人数などがあります。

結婚式の二次会と違い、同窓会は、久しぶりの再会で疎遠になっている分、出席者の人数が大変読みにくいのが現状です。

見込み違いの人数減によるキャンセル料についても会場側に確認し、リスクを考え予約しましょう。

2、3については、期間が長いと余裕を持って対応できますからね。

特に2について返信がこない方々が以外といらっしゃいます。
理由は、色々ありますが中でも

「行こうかな? 辞めようかな?」

と迷っているうちに締切が過ぎてそのままにしてしまう方々が多くいらっしゃいます。

そんな時、同窓生から連絡が来れば

「やっぱり行こう!」

という気になるかもしれませんね。
返信のない方には積極的にコンタクトを取りましょう。

また、締切から、開催まで期間がある分、出席から欠席に変更になる方も多々いらっしゃいます。最終人数を明確にするため

「会場予約人数の関係上、出欠のご変更がある場合は、◯月◯日までにご連絡ください」

と明記しておきましょう。

具体的な日にちを入れておくことがポイントです。

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