同窓会コンサルタントと仲間たちのブログ
月別アーカイブ: 2014年 3月

当日ドタキャン回避方法とは?

みなさんこんにちは。
同窓会コンサルタントの大塚です。
 
ようやくブログのお引越作業が終了いたしました。
 
ブログの引っ越し作業を一生懸命自分で行っていたのですが、結構難しく結局、友人のエンジニアにお願いしてお引っ越ししてもらいました。
 
ようやくブログの引っ越しも終わったので今日からまたブログを再開したいと思います。
 
 
今回は、同窓会当日のドタキャンの対策方法です。
 
同窓会当日に会費を徴収する場合同窓会幹事として、やはり当日のドタキャン人数が気になりませんか?
 
人数が多ければ多いほど赤字になってしまう可能性もあります。 
同窓会幹事さんは、ボランティア。 
同窓会当日にキャンセル者が多く出て金銭的な負担をかけられるなんてことは、当然避けたいですよね。
 
そこでその対策方法を2つご紹介。
 
①同窓会案内状へ「出欠変更の場合の幹事への連絡依頼コメント」を書く
 
案内状へ上記コメントを書くこと意外と忘れがちです。
忘れずに書くこととコメントの内容も「◯月◯日までに変更のご連絡をください」と具体的な日にちを書くことです。
 
また、上記コメントを入れたとしても残念ながらやはり当日のキャンセル者は必ず出ることが多いのが現状です。
 
立食タイプであれば、人数の予約を少し減らすなどして赤字が出ないように調整出来るのですが、着席スタイルですとホテルも椅子の設営をするため出席者の人数分で予約しなければならないことが多々あります。
 
その場合には、「本人に出席表明の責任力を持たす」ためにキャンセル料の請求などの趣旨を加えても良いかも知れませんね。
 
具体的なコメント記載してみました。
 
「出欠変更の場合は、◯月◯日までに幹事へ必ずご連絡をください。変更日時を過ぎてしまいますと会場予約の関係上、キャンセル料をいただく場合がありますので十分にお気をつけてください。なお、期日までに出欠が決まらない場合は幹事までご相談ください」
 
変更日時は、会場との予約人数の最終期限日を考えて入れてみてください。
 
 
②会場予約人数を多少、少なくする。
 
ブィフェスタイルの場合、多少人数を少なく予約したとしても大皿料理のため融通がききます。
 特に同窓会の場合は、久々の再会でみなさん話すことに夢中で、食事をとることが少なく、かなり料理が残ってしまう傾向があります。 
会場側の了承が取れる場合は、予約人数を少し減らすことも考えて良いでしょう。
 
上記2点は、同窓会幹事として当たり前のようで意外と忘れがち。
 
気をつけて準備していきましょう!
 
レッツ同窓会!
 
同窓会コンサルタント
大塚 明

ただ今、ブログのお引越し準備中

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