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同窓会開催までの道のりを完全レポート！
実際に私共でお手伝いさせていただいた
「法政大学 平林ゼミ同窓会」様のケースで
わかりやすくご説明いたします。 |
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幹事様と新宿のカフェにて待ち合わせ。
大学を卒業して12年ぶりのゼミ同窓会を企画中とのこと。“出張相談無料サポート”ご利用にてご相談。 |
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同＝
幹＝ |
同窓会トータルサポート
幹事様 |
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同
幹 |
「はじめまして。お問い合わせいただきまして
ありがとうございます。」
「お世話になります。」
「同窓会について、わからない事がたくさん
ありますのでよろしくお願いいたします。」 |
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同 |
「では、早速ですが同窓会についてのご要望をお伺いしたいので、同窓会ヒヤリングシートにご記入ください。」
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| まずは幹事様の疑問点をクリアにして、ご要望を正確に把握することからスタートします。ヒヤリングシートを元に、ご質問に詳しくお答えいたします。 |
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幹
同 |
「幹事代行のサービスってなんですか？」
「はい。出欠確認から住所変更者の情報収集、同窓会当日の運営、記念品制作までをトータル的にサポートするサービスです。しかも費用は、会費×参加人数のみとなっております。」 |
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幹
同
幹
同
幹
同
幹
同
幹
同
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「ふ〜ん。」
「私たち幹事がする事は？」
「卒業アルバムのご用意、発起人様のご選定、
会費・プランのご選定です。」
「個人情報の取り扱いは大丈夫ですか？」
「私共では、幹事様と“個人情報保護法”に基づいた契約書を交わさせて頂いて折、同窓会開催以外の目的には使用しない、又は、守秘義務を遵守する旨を明記しております。又、名簿は個人情報保護認定士が常勤し管理、運営しておりますのでご安心ください。」
「なるほど。」
「後、同窓会当日何人集まるか検討がつかないので不安なのですが、参加人数が少なくなった場合、幹事から余分な出費があるのですか？」
「最低人数の規定支払いとか、当日のドタキャンの方の費用の肩代わりとか・・・。」
「大丈夫です。私共では、同窓会キャンセル料負担システムにより、最低人数の規定を設けておりません。人数が少なくても一律の会費です。また、当日キャンセルされた方の会費もご請求させて頂くことは一切ございませんのでご安心下さい。このシステムが他社さんと違う、私共のお勧めできるポイントの一つです。」
※注 会場により、人数が大幅に少なくなった場合、会場のみのキャンセル料が発生することがございます。
「それは、助かります。」
「同窓会会場ですが、8月の土曜日で会場は大学の近くの新宿駅周辺、会費は安い方がいいかな・・・。」
「かしこまりました。出来る限りお客様のご要望エリアの地元にこだわった会場をご提案させていただきます。後程、会場、会費をメールにてご連絡致します。」
「ありがとうございます。
よろしくお願いいたします。」
「こちらこそ、ありがとうございました。」 |
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幹事様から同窓会開催希望日・希望エリア・会費をお伺いし、出来る限り幹事様のご希望エリア、地元開催などの会場をご提案致します。
また、幹事様ご希望の会場でもお受けいたします。 |
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後日、幹事様から会場・会費をご選定の上、
正式にお申し込みいただき、
法政大学 平林ゼミ同窓会様の出欠確認準備開始！！ |
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| 同窓会当日までのスケジュール、第1回告知ハガキ（開催告知および転居先不明者調査）、第2回ご案内状（同窓会のご案内、転居先不明者情報の呼び掛けおよび出欠確認方法のお知らせ）を制作し、随時お送りいたします。幹事様は発送前にご確認いただくだけと簡単です！ |
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幹事様にご選定いただいた会場の手配、出席人数など会場側との細かな打ち合わせはすべて私共で行います。 |
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「法政大学 平林ゼミ同窓会」様専用ホームページを制作し、平林ゼミ同窓生の皆様のコミュケーションアップをサポート。携帯でもご利用頂けますので、いつでもどこでも旧友とのなつかしい思い出がよみがえります。
（ドコモ・ａｕ・ソフトバンク対応）
◆◆ 携帯でも同窓会！！ ◆◆ |
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| 専用ホームページでは、発起人様ご挨拶、インフォメーション（開催情報）、参加者状況ページおよびコミュニティー広場（掲示板）をご用意。同窓会開催まで参加者のモチベーションを高めます。 |
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同窓会開催2週間前…。
再度、幹事様と新宿のカフェにて
同窓会プログラムについての打ち合わせ。
（出張相談はすべて無料です！） |
同
幹
同
幹
同 |
「こんにちは。出欠確認では、いろいろと
ご対応ありがとうございました。」
「こちらこそ幹事の仕事を任せっきりで、
すみませんでした。」
「とんでもございません。
それが仕事ですから。」
「今日は、ご提案として当日のプログラムを
作成して来ました。アトラクションや
スピーチされる方のお名前などご要望を
お聞かせいただければと思っております。」
「はい。進行上わからないことがたくさん
ありますので、よろしくお願いします。」
「早速ですが・・・。」
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| 同窓会当日の進行表を作成してご提案いたします。プログラムやアトラクションなどについて幹事様のご意向を伺いながら、ゆっくりと打ち合わせいたします。 |
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いよいよ同窓会当日。
新宿の会場にて平林ゼミ同窓会が盛大に開催！
「お〜、久しぶり！元気だったか〜？」
「ひゃ〜、なつかしいね！元気、元気。」
「ぜんぜん、変わってないなぁ〜。」
「そんなことないよ。俺ももう2児のパパでね。」
恩師、ＯＢ、ＯＧの方々が卒業後12年ぶりに再会。
楽しかったあの頃へタイムスリップ！！
思い出の花がたくさん咲き、
平林ゼミ同窓会はおおいに盛り上がりました。
私共も当日は、受付、司会、進行、写真撮影の
お手伝いをさせていただきました。 |
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| 同 |
「同窓会、大変お疲れ様でした。」
「いかがでしたか？ 12年ぶりの皆さんとの再会は？」 |
| 幹 |
「みんな当時のまんまで、久々に会えて感激しました！！」
「同窓会してホント良かったです。」 |
| 同 |
「いろいろお世話になりましてありがとうございました。」 |
| 幹 |
「こちらこそ、ありがとうございました。」 |
| 同 |
「幹事様へは、本日の記念写真をお送りいたしますので楽しみにしていてください。」 |
| 幹 |
「ありがとうございます。来れなかった人にも見せてあげようと思います。」 |
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こうして当日の同窓会は大成功のうちに
終了しました。 |
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再会の感動を再び・・・。
集合記念写真、記念ＣＤアルバムを制作し、
ご希望のお客様へ販売、発送いたします。
卒業アルバムに添えて、
時間の旅をお楽しみいただけます。 |
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サポート内容、同窓会開催までの流れが
おわかりいただけましたでしょうか？
STEP1〜6のサポートをまるごとパックにしたのが
私共がお贈りする、“らくらく同窓会パッケージ”です。
至れり尽くせりの幹事代行サービスです！ |
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| ID&パスワードのご案内が届いた方は、こちらから各専用ホームページへ、お入りください。 |
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