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お任せ!出欠代行係(出欠確認サポート)

一番大変な制作・発送までの部分を任せて、あとは自分たちで準備したい幹事様向けサポート

 

同窓会幹事代行STEP1~3

プラン内容

一番大変な制作・発送までの部分を任せて、あとは自分たちで準備したい幹事様向けサポート

こんな幹事さんへおすすめ!

  • 大変な案内状・サイト制作をプロに任せて、自分たちの手で楽しみながら準備したい
  • ノウハウがないのでプロに相談しながら自分たちで準備して行きたい
  • 転居先不明者を調査して、参加者をUPさせたい

同窓会幹事代行STEP1~6

同窓会ノウハウ提供・相談サポート、同窓会をコンサルティングいたします

同窓会をしたいけれど、「どこから手をつければいいの?」 「参加者は集まるかな?」

「立食形式がいいかな」など幹事様の疑問、質問、ご要望にお答えし、

運営全体のイメージ作りをサポートいたします。

私共は、まず、サービスの説明の前に幹事様の状況に合わせて同窓会をコンサルタントいたします。

※同窓会開催の3・4ヵ月前から準備のスタートをお勧めしております。

1

運営全体イメージの洗い出し(同窓会コンサルタント)

お電話にてヒアリングをさせて頂き幹事様の疑問、質問、ご要望を洗い出します。

2

「お任せ!出欠代行係(出欠確認サポート)」の具体的なご説明

幹事様に同窓会開催のノウハウをお伝えした上で「お任せ!出欠代行係」をご説明し、当システムをご理解いただきます。

3

運営全体のイメージを明確にする

同窓会開催までの全体的な流れを、ご要望にそってアドバイスさせていただきます。

4

当日までの準備スケジュールを作成

私共にて準備スケジュールを作成し、当日までのスケジュール管理をいたします。

幹事様は、随時、私共からの連絡をお待ち頂くだけと“らくらく”です。

同窓会幹事代行STEP2

同窓会幹事代行STEP2-1

同窓会では、久々に会う人ばかり。コミュニケーションアップのサポートとして、同窓会開催前に各同窓会ごとに同窓会専用ホームページを開設。

同窓会情報、出欠状況、不明者状況、同窓会スポンサー広告、SNS利用状況など多彩な機能が満載です。

同窓会当日、思い出話に花が咲くようサポートいたします。

(同窓会終了後も継続してご利用いただけます)

1

発起人様ご挨拶ページ制作

発起人様の同窓会開催にあたってのご挨拶と参加呼びかけのメッセージページを制作いたします。

2

同窓会インフォメーション・出欠状況ページ制作

同窓会当日のご詳細(日時、場所、時間他)ページを制作いたします。

また、出欠状況と転居先不明者の方々の状況をお知らせいたします(ご氏名のみ)。

ホームページ上からも出欠表明が出来ると共に、転居先不明者情報の呼びかけと情報の収集を行います。

3

同窓会スポンサー広告ページ

同窓生のみなさんから協賛広告を募集。 同窓会専用ホームページへの掲載料の一部を同窓会盛り 上げイベント施策費用として還元いたします。広告主様 には、地元のプロモーションにご活用いただき、同窓会 の応援団となっていただきます。

4

SNS利用者状況とSNSアドレス一覧ページ

同窓生のFacebook・LINEの利用状況がわかるとともに、同窓生の“いま”を知ることができる、プロフ

ィール作成・閲覧ツール。 現姓、お住まい、良く出没する場所、職業、メールアドレス、利用SNS状況、ご結婚、コメントなどが記載、閲覧できます。

同窓会専用ホームページ機能

 

 

同窓会幹事代行STEP3

案内状制作サポート、同窓会案内状制作・発送のサポートをいたします。

お預かりした卒業生名簿を元に、同窓会開催名簿を作成。 転居などで所在不明の方の住所も調査するシステムで、同窓会開催名簿を作成いたします。

1

卒業生名簿のお預かり(最新版新住所へ変換)

お預かりした卒業生名簿(旧住所録)を最新の住所へ変換入力(郵便番号5桁→7桁、市町村合併後の住所など)し、案内状発送用の電子名簿を作成。第1回目の同窓会告知ハガキを発送する準備をいたします。

※新住所へ変換出来ない住所もございます。

2

第1回目、同窓会告知ハガキの発送(ご希望により)

同窓会の告知をすると共に転居先不明者の確認を行います。

3

転居先不明者リスト作成

郵便局から転居先不明として返送されてきたハガキを転居先不明者としてリスト化。

第2回目の案内状と各同窓会専用ホームページにて転居先不明者の情報収集を行う準備をいたします。

4

第2回目、同窓会案内状封書の発送

封書には、同窓会開催についてのご詳細、転居先不明者の情報提供の呼び掛け、出欠・転居者情報返信FAX用紙、出欠確認ハガキ、各同窓会専用ホームページのID&パスワードなどを同封の上、発送いたします。

5

出欠・転居先情報の受付

同窓生の皆様から返信頂いた、出欠表明及び転居先情報を随時受付。転居先判明の方へは、ご案内状を再発送いたします。

6

同窓会開催名簿作成

同窓生の出欠確認結果を名簿化いたします。次回の同窓会開催用としリメイクし名簿をご返却いたします。

 ※2回目の同窓会はご自身で開催可能です。

楽しみながら幹事さんにてご準備ください

ご出欠確認以後の運営につきましては、幹事さんにて楽しみながら運営していただきます。

運営・準備などにおいての疑問、質問など同窓会コンサルタントがご相談に対応させていただきますのでご安心ください。

ご費用

■往復ハガキ 1回発送 

 ※以前に同窓会を開催したことがある、とにかく安くしたいという方向け

  

  基本サポート料 ¥30,000

  出欠確認人数(名簿人数)×¥380

 

■封書案内状 1回発送 

 ※少しでの参加率を上げたい方向け


  基本サポート料 ¥30,000

  出欠確認人数(名簿人数)×¥480

 

■官製はがき + 封書案内状 2回発送

 ※初めての同窓会で、不明者判明率及び参加率をアップしたい方向け  


  基本サポート料 ¥35,000

  出欠確認人数(名簿人数)×¥550

 

※より多くの不明者判明、参加率アップのために2回発送をおすすめしております。

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