(３)出席人数の確認をしましょう
①会場への人数を連絡をしましょう
同窓会開催日の約1ヶ月前には、暫定的な人数でもいいので会場へ報告しましょう。
開催日直前に会場へ人数報告すると、参加人数が予約人数通りの場合は問題ありませんが、予約した時の参加人数と実際の参加人数に大きなズレ（※出席者が少ない場合）が
生じた場合には変更料金が発生する可能性もあります。
また、同時に会場内のレイアウトや貸出設備（マイク、プロジェクターなど）等の確認や、見積金額の確認もしておくと良いでしょう。
②同窓生の出欠表明の傾向
締切日を設定していても締切日以降、特に開催日が近づいてきた頃に、参加者が増えたり減ったりすることも良くあります。
出欠返信状況の傾向として、最初から欠席が決まられている方は、早い時期から表明を
頂きます。ですので、早い時期に欠席のお知らせを多く頂く傾向がございます。
ですが、『出席しようと思っている方』や『迷っている方』などは締切一週間前くらい
から表明を出される傾向がございます。特に『迷っている方』は、「誰が参加するんだ
ろう？」と同窓会ホームページがある場合、確認しながら出席か？欠席か？を決めになられる傾向があります。ですので、もし連絡をとれる方で参加予定の方がいる場合、早めに表明して頂くように促しましょう。『迷っている方』は、逆に言いますと背中を押して欲しい方とも言えます。もし、連絡が取れる方でご表明が無い方には積極的に参加を促した方が宜しいかと思います。どうしようかと思っていても、実際参加してみたら懐かしい面々に会い楽しかったというのが同窓会です。
また、出欠表明を出される方の大半は1週間前がピークとなります。出欠表明を頂ける方の６〜7割くらいがこの時期に「出席」か「欠席」のお答えを頂きます。締切日から余裕がある時期では、出欠率を判断できません。ですが、出来る限り周りの同窓生へ声掛けをし積極的にコンタクトをとっていきましょう。
同窓会は、「集まる」のでなく「集める」ことが大切なのです。
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