来訪時間について｜同窓会幹事代行サービスなら同窓会トータルサポート

～　同窓会当日のドタキャン回避方法とは？　～

同窓会当日に会費を徴収する場合、同窓会幹事としてやはり当日の

ドタキャン人数が気になりませんか?

人数が多ければ多いほど赤字になってしまう可能性もあります。

同窓会幹事さんは、ボランティア。 

同窓会当日にキャンセル者が多く出て金銭的な負担をかけられるなんてことは、当然避けたいですよね。

そこでその対策方法を2つご紹介。

①同窓会案内状へ「出欠変更の場合の幹事への連絡依頼コメント」を

　書く

案内状へ上記コメントを書くこと意外と忘れがちです。

忘れずに書くこととコメントの内容も「◯月◯日までに変更のご連絡をください」と具体的な日にちを書くことです。また、上記コメントを

入れたとしても残念ながらやはり当日のキャンセル者は必ず出ることが多いのが現状です。

立食タイプであれば、人数の予約を少し減らすなどして赤字が出ない

ように調整出来るのですが、

着席スタイルですとホテルも椅子の設営をするため出席者の人数分で

予約しなければならないことが多々あります。

その場合には、「本人に出席表明の責任力を持たす」ためにキャンセル料の請求などの趣旨を加えても良いかも知れませんね。

具体的なコメント記載してみました。

「出欠変更の場合は、◯月◯日までに幹事へ必ずご連絡をください。

変更日時を過ぎてしまいますと会場予約の関係上、キャンセル料を

いただく場合がありますので十分にお気をつけてください。なお、

期日までに出欠が決まらない場合は幹事までご相談ください」

変更日時は、会場との予約人数の最終期限日を考えて入れてみて

ください。

②会場予約人数を多少、少なくする。

ブィッフェスタイルの場合、多少人数を少なく予約したとしても大皿

料理のため融通がききます。

 特に同窓会の場合は、久々の再会でみなさん話すことに夢中で、食事をとることが少なく、かなり料理が残ってしまう傾向があります。 

会場側の了承が取れる場合は、予約人数を少し減らすことも考えて良いでしょう。

上記2点は、同窓会幹事として当たり前のようで意外と忘れがち。